○西原村情報公開事務取扱要綱
平成15年10月1日
要綱第4号
(趣旨)
第1条 この要綱は、別に定めるものを除くほか、西原村情報公開条例(平成15年条例第15号。以下「条例」という。)に基づく公文書の開示等に関する事務(以下「情報開示事務」という。)の取扱について、必要な事項を定めるものとする。
(公開窓口の設置)
第2条 実施機関が管理する公文書の開示の請求(以下「開示請求」という。)を使用するものの利便性を考慮するとともに、迅速かつ的確な対応を図るため、すべての実施機関の共通の情報公開窓口(以下「公開窓口」という。)を企画商工課に設置する。
(公開窓口の事務)
第3条 公開窓口は、次に掲げる事務を所掌する。
(1) 情報公開に係る相談及び案内に関すること。
(2) 開示請求に係る公文書を担当するすべての実施機関の課等(以下「担当課」という。)との連絡調整に関すること。
(3) すべての実施機関の開示請求の受付に関すること。
(4) 公文書の開示に係る場所及び機器の提供に関すること。
(5) 公文書の写しの交付費用の徴収に関すること。
(6) 公文書を開示する旨の決定又は開示しない旨の決定(以下「開示決定等」という。)に係る審査請求の受付に関すること。
(7) 公文書の検索に必要な資料等(以下「検索資料」という。)の整備に関すること。
(8) 条例の運用状況の公表に関すること。
(9) その他情報公開事務に関すること。
(担当課の所掌事務)
第4条 担当課は、次に掲げる事務を所掌する。
(1) 担当する公文書の開示に係る相談及び案内に関すること。
(2) 開示請求に係る公文書の検索に関すること。
(3) 開示請求に係る公文書の開示決定等及びその通知に関すること。
(4) 開示決定等の期間の延長及びその通知に関すること。
(5) 開示決定等の期間の特例の適用及びその通知に関すること。
(6) 第三者に対する意見書提出の機会の付与及び当該第三者への開示決定等の通知に関すること。
(7) 公文書の開示の実施に関すること。
(8) 開示決定等に係る審査請求の収受に関すること。
(9) 開示決定等に係る審査請求についての西原村情報公開審査会(以下「審査会」という。)への諮問に関すること。
(10) 開示決定等に係る審査請求についての決定及びその通知に関すること。
(11) 公文書の検索資料の作成に関すること。
(公開窓口の相談及び案内)
第5条 公開窓口における公文書の開示に係る相談及び案内については、次に掲げるとおり処理するものとする。
(1) 開示請求をしようとするものから相談があったときは、制度の内容、請求の方法等について説明及び案内を行うものとする。
(2) 開示請求をしようとするものの意図を十分に確認し、必要としている情報に関係する課等と連携して、当該情報の内容を具体的に把握するとともに、その内容が条例に基づく開示請求として対応すべきものであるかどうかを確認する。
なお、当該情報が、条例第9条に規定する存否を明らかにできない情報に該当するときは、その旨を説明するものとする。
ア 条例第34条に規定する公文書の任意的開示
公文書の任意的開示で対応する場合は、第23条に定めるところにより行うものとする。
イ 条例第18条に規定する他の法令等の規定による閲覧等
他の法令等の規定により公文書の閲覧等の手続が定められている場合は、条例は適用されないので、その旨を説明し、当該事務を担当する課等に案内する。
ウ 従来から情報提供されていたもの又は本村が作成した統計資料、調査報告等で公表を目的としているもの、すでに公表されているもの等(以下「行政資料」という。)による情報の提供
当該情報を提供し、村政に関する情報公開の総合的な推進に努めるものとする。この場合において「公文書開示請求書」(西原村情報公開条例施行規則(平成15年西原村規則第4号。以下「規則」という。)別記第1号様式以下「請求書」という。)の提出は、条例による公文書の開示とはならないので不要である。
なお、当該開示請求をしようとするものが同条第5項に規定する利害関係を有すると認められるものであることの確認は、当該利害関係の内容、必要としている情報の内容と利害関係との関連等を慎重に判断して行うものとする。
(5) 前号の確認の結果により、開示請求をしようとするものが請求権者に該当する場合は、公文書の検索資料又は担当課への電話連絡等により、開示請求に係る公文書の名称又は内容を特定し、請求書の記入方法の指導を行う。この場合において、担当課と十分連絡を取り合い、必要があると認めるときは、担当課の職員の立ち会いを求めるものとする。この段階で当該公文書を管理していないことが明らかになったときは、その旨を説明するとともに、公文書の開示以外の方法により、開示請求をしようとするものの趣旨に沿った情報の提供が可能なものについては、その旨を案内するものとする。
第6条 公開窓口における開示請求の受付等については、次に掲げるとおり処理するものとする。
(1) 開示請求は、請求しようとするものが請求書に必要事項を記入し、公開窓口に提出することにより行うものとする。したがって郵送による請求は認めるが、口頭又は電話による請求は認めない。ただし、開示請求をしようとするものが身体の障害等により請求書に記入が困難な場合は、口頭による請求(職員が代筆)ができるものとする。なお、請求書への記入は、邦文に限るものとする。
(2) 請求書は、原則として開示請求する公文書1件につき1枚とする。ただし、同一の担当課に同一人から複数の開示請求があった場合は、1枚の請求書にこれらを記入し、提出させることができるものとする。
(4) 代理人による開示請求の場合は、代理関係を証明する書類(委任状等)の提出を求め、代理関係を確認するものとする。
(5) 提出された請求書について、次の事項を確認するとともに、当該請求書に記入漏れ、開示請求に係る公文書を特定するに足りる事項の記載が不十分であるため特定できない場合など、形式上の不備がある場合には、開示請求をしようとするものに対し、補正するよう求めるものとする。
ア 「請求者」欄
(一) 通知先が特定できるよう開示請求をしようとするものの住所及び氏名(法人その他の団体にあっては、その名称、代表者の氏名及び事務所又は事業所の所在地)が正確に記入されていること。
なお、開示請求をしようとするものの押印は不要とする。
(二) 連絡調整が迅速かつ確実にできる電話番号が記入されていること。
(三) 代理人による開示請求の場合は、代理人の住所、氏名及び連絡先電話番号が併せて記入されていること。
(四) その他の団体による開示請求の場合は、担当者の氏名が記入されていること。
イ 「請求者の区分」欄
ウ 「公文書の名称その他公文書を特定するに足りる事項」欄
開示請求がされた公文書を特定するものであり、個別の名称が記入されていることが望ましいが、受付において特定することが困難である場合は、開示請求しようとするものが知りたいと思う情報の内容について公文書が特定できる程度に具体的に記入されていること。
エ 「開示の方法」欄
該当する区分にレ印が付されていること。
オ 「請求の目的」欄
この欄については、開示請求をしようとするものに記入を義務付けるものではなく、空欄であっても請求の要件に何ら欠けるものではないが、公文書を特定するための補足、公文書の部分開示を検討する際の請求の趣旨の把握、条例の運用状況の把握等の資料として使用するため、任意に記入を求めるものである。
(6) 請求書の受付は、前2号の事項について確認のうえ、行うものとし、当該受付を行ったときは、請求書に受付印を押し、「文書受付簿」から受付番号をとり、その番号を記入するとともに当該請求書の担当課等欄に担当課の名称及び係名並びに電話番号を記入するものとする。
(7) 前号の受付を行ったときは、開示請求した者(以下「開示請求者」という。)に対し、当該請求書の写しを交付するとともに、次の事項を書面により説明するものとする。
ア 開示請求に係る公文書の開示決定等は、開示請求があった日から起算して15日以内に行い、その後書面により通知すること。ただし、やむを得ない理由があるときは、その期間を開示請求があった日から45日を限度として延長をすることがあり、その際には、書面により通知すること。
イ 開示請求に係る公文書が著しく大量であるため、45日以内にそのすべてについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障があるときは、45日を超えて開示決定等を行うことがあること。この場合は、書面により通知すること。
ウ 公文書を開示する旨の決定をした場合における開示の日時、場所等は、アに規定する開示決定等の書面により通知すること。
エ 希望する開示の方法が写しの交付であるときは、写しの作成に要する費用は開示請求者の実費負担であること。また、郵送による写しの交付を希望する場合は、写しの作成に要する費用及び郵送に要する費用を負担する必要があること。
なお、請求書に不備があるときは、当該不備が軽微であり、開示請求者の了解を得たうえで、職員が補正できる場合を除き、担当課において、開示請求者に補正を求めるものとする。
3 請求書を受け付けたときは、その写しを一部作成し、これを保管するとともに、開示受付簿及び「公文書開示請求処理票」(別記第1号様式。以下「開示処理票」という。)に必要事項を記入し、速やかに当該請求書の原本に開示処理票を添えて担当課に送付するものとする。
(担当課の相談及び案内)
第7条 開示請求をしようとするものが担当課に直接来庁した場合における公文書の開示に係る相談及び案内については、次に掲げるとおり処理するものとする。
(1) 開示請求をしようとするものの意図を十分に確認し、必要としている情報の内容を具体的に把握する。
(2) 開示請求をしようとしている情報の内容が、条例第18条に規定する他の法令等の規定による閲覧等又は当該担当課における情報の提供で対応できる場合を除き、公開窓口へ案内する。
また、情報の提供で対応できる場合は、当該情報を提供する。この場合において、請求書の提出は、条例による公文書の開示とはならないので不要である。
(担当課の開示決定等)
第8条 担当課における開示決定等に係る事務については、次に掲げるとおり処理するものとする。
(1) 公開窓口から請求書の送付を受けたときは、速やかに収受手続を行うとともに、当該請求書の内容を確認のうえ、開示請求に係る公文書を取り出し、当該公文書の内容について審査し、開示決定等の検討を行わなければならない。
なお、公開窓口から送付された請求書の原本は、担当課において保管するものとする。
(2) 前号の規定により請求書の内容を確認した結果、開示請求が不適法であっても、それが補正することができるものであるときは、相当期間を定めて開示請求者に補正を求めるものとする。
この場合において必要と認めるときは、「公文書開示請求補正要求書」(別記第2号様式)を作成し、配達証明付き郵便により開示請求者に送付するものとする。
(3) 前2号の規定により開示決定等を検討し、又は補正を求めた結果が、次のいずれかに該当する場合は、開示しない旨の決定をすることができる。
ア 開示請求に係る公文書を管理していないとき。
イ 開示請求に係る公文書が、条例第2条第2項(定義)に規定する公文書に該当しないとき。
ウ 開示請求者が、条例第5条に規定する請求権者に該当しないとき。
エ 開示請求に係る公文書に記録されている情報が、条例第7条各号に規定する不開示情報に該当するとき。
オ 開示請求に係る情報が、条例第10条に規定する存否に関する情報に該当するとき。
カ 開示請求に係る公文書が、条例第18条に規定する他の法令等の規定により閲覧等の手続が定められている公文書に該当するとき。
キ 補正に応じなかった場合又は補正の期間を経過した場合で、開示請求が不適法のままであるとき。
(4) 開示決定等の検討に当たっては、公開窓口と協議を行うとともに、当該公文書に関係する課等がある場合は、必要に応じて当該課等と協議するものとする。
(5) 開示決定等をするときは、情報公開担当課長の合議を受けなければならない。
(6) 開示決定等は開示請求があった日から起算して15日以内に行うものとする。この場合において、開示請求があった日とは、公開窓口において請求書を受け付けた日とする。
なお、条例第6条第2項の規定により開示請求者に補正を求めた場合は、当該補正に要した日数は、開示決定等の期間には含まれない。
(7) 開示決定等をしたときは、速やかに次に掲げる決定区分に応じた決定通知書を作成し、開示請求者に通知するとともに、その写し及び必要事項を記入した開示処理票を公開窓口に送付するものとする。
ア 開示請求に係る公文書のすべてについて、開示する旨の決定をした場合「公文書開示決定通知書」規則第2号様式。以下「開示決定通知書」という。)
ウ 開示請求に係る公文書のすべてについて、開示しない旨の決定をした場合「公文書不開示決定通知書」(規則第4号様式。以下「不開示決定通知書」という。)
(8) 開示決定等は、条例の趣旨にのっとり、適正な判断で行うものであるが、開示しない旨の決定に当たっては、当該決定に対する行政不服審査法(平成26年法律第68号)の規定による審査請求や行政事件訴訟法(昭和37年法律第139号)の規定による訴訟も起こり得ることから、特に慎重な検討を行い、開示しない理由を明確にしておくものとする。
なお、開示しない旨の決定を行う場合においては、公文書の開示以外の方法により、開示請求者の趣旨に沿った情報の提供が可能なものについては、その旨を案内する等適切な対応に努めるものとする。
2 担当課は、前項第6号に規定する決定通知書の作成に当たり、次の事項に留意するものとする。
(1) 開示決定通知書
ア 「決定通知書の日付」
決定通知書の日付は、開示決定等の決裁日とすること。
イ 「請求年月日」
請求年月日は、公開窓口において請求書を受け付けた日とすること。
ウ 「公文書の名称」欄
開示請求に係る公文書の名称を正確に記入すること。
なお、受付において、具体的に公文書の名称を特定できなかった場合は、当該決定通知書において、該当する公文書の名称が明示されることになる。
エ 「開示を実施する日時及び場所」欄
(一) 公文書の開示を実施する日時は、当該決定通知書が開示請求者に到達するまでの日数を考慮し、到達予定日から数日後の通常の執務時間内の日時を指定すること。この場合において、開示請求者及び公開窓口と事前に打ち合わせて、できるだけ開示請求者の都合の良い日時を指定するよう努めるものとすること。また、開示の場所は原則として公開窓口を指定すること。
なお、公文書の写しの交付を郵送により行う場合は、この欄を斜線で消すこと。
(二) 意見書の提出の機会を与えられた第三者が公文書の開示に反対の意思を表示した意見書(以下「反対意見書」という。)を提出した場合において、その意に反して開示する旨の決定をするときは、当該第三者が救済の手続を講ずるために要する相当な期間として、当該決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置くこと。
オ 「開示の実施の方法」欄
該当する区分にレ印を付すること。
カ 「開示の実施に要する費用の額」欄
写しの交付を行う場合は、写しの作成に要する費用の予定額を記入すること。
なお、開示請求者が郵送による写しの交付を希望しているときは、写しの作成に要する費用の予定額、送付に要する費用の予定額及び当該費用の納入方法を記入すること。
キ 「担当課等」欄
開示決定等に係る担当課の名称、係名及び電話番号を記入すること。
(2) 部分開示決定通知書
ア 「開示しないこととした部分並びに開示しないこととした根拠規定及び当該規定を適用する理由」欄
開示しない旨の決定をした部分の概要を、当該情報の内容が判明しないように留意して記入し、条例の根拠規定を記入するとともに、開示しない理由をできるだけ具体的に記入すること。
なお、複数の規定に該当するときは、各規定ごとにその理由を記入し、この欄に記入しきれないときは、別紙を使用すること。
イ 「備考」欄
開示しない旨の決定の日から起算して1年以内に、開示しない理由が消滅する場合であって、開示が可能となる期日を明示できるときは、その期日を記入すること。
ウ その他の記載事項については、前号の例によること。
(3) 不開示決定通知書
記載事項については、前号の例によること。
なお、当該期間の延長は、できるだけ短期間とするよう努めるものとする。
(1) 開示請求に係る公文書に第三者に関する情報が記録されており、当該第三者の意見を聴取するなど開示決定等に慎重な手続が要請される。
(2) 開示請求に係る公文書に複数の課等に関連する事務に関する情報が記録されており、その意見調整に相当の日数を要する。
(3) 開示請求に係る公文書の量が多く、短期間に検索することが困難である。
(4) 開示請求に係る公文書の内容が複雑であるため、開示決定等をするのに相当の日数を要する。
(5) 風水害等緊急を要する業務の処理のため、期間内に開示決定等を行うことが困難である。
(6) 年末年始休暇その他の合理的な理由により、期間内に開示決定を行うことが困難である。
2 担当課は、前項に規定する期間延長通知書の作成に当たり次の事項に留意するものとする。
(1) 「延長の理由」欄
事務処理上の困難その他正当な理由をできる限り具体的に記入する。
(2) 「延長後の開示決定等の期間」欄
開示請求があった日から起算して45日以内の日で延長する期間を記入する。
2 担当課は、前項に規定する期間特例通知書の作成に当たり、次の事項に留意するものとする。
(1) 「開示請求に係る公文書のうち相当の部分につき開示決定等をする期間」欄
開示請求に係る公文書のうち相当の部分につき開示決定等をする期間で当該請求があった日から起算して45日以内の日を記入する。
(2) 「上記の期間内に開示決定等をする部分」欄
前号に規定する期間内に開示決定等をする部分について具体的に記入する。
(3) 「上記の期間内に開示請求のすべてについて開示決定等をすることができない理由」欄
第1号に規定する期間内に当該開示請求に係る公文書のすべてについて開示決定等をすることができない理由をできる限り具体的に記入する。
(4) 「残りの公文書について開示決定等をする期限」欄
第1号に規定する期間内に開示決定等をする部分の残りの部分について、開示決定等をする期限を記入する。
(担当課の事案の移送)
第11条 条例第14条第1項に該当すると判断した場合(当該公文書が他の実施機関により作成されたものである場合等)は、次の手順にしたがって処理するものとする。これは、実施機関内部における担当課の変更手続ではなく、実施機関間の変更手続であるので、事務処理上誤りがないよう注意すること。
(1) 開示請求を受けてから速やかに移送先実施機関と協議を行って事案の移送を決定し、当該決定後、移送先実施機関に事案を移送する旨の通知文及び当該事案に係る請求書を送付するとともにその写しを公開窓口に送付するものとする。
(2) 開示請求者に対し、事案を移送した旨を「事案移送通知書」(規則別記第7号様式)により通知しなければならない。
(3) 事案を移送した場合は、移送先実施機関との連絡を密にするとともに、開示請求に係る公文書の貸与その他の必要な協力を行うものとする。
(4) 移送をした実施機関が移送前にした行為は、移送先実施機関がしたものとみなされる。特に、開示決定等の期限は、請求書を公開窓口において受け付けた日から進行することに留意すること。
なお、1件の公文書に多数の第三者情報が記録されている場合等で、すべての第三者に意見を聴取することが困難又は不必要であるときは、開示決定等に必要な範囲で行うものとする。
(2) 前号の規定により第三者からの意見聴取に当たっては、当該公文書が開示されることによる当該個人の権利利益の侵害の有無、当該法人その他の団体が受ける不利益の有無と程度、国や他の地方公共団体との協力関係等に対する影響の有無その他必要な事項の把握に努める。
(4) 開示請求に係る公文書に第三者に関する情報が記録されており、当該情報が条例第7条第2号又は第3号に規定する不開示情報に該当するが、同条第2号、又は同条第3号ただし書きの規定により開示しようとするときは、原則として当該第三者に意見書を提出する機会を付与しなければならない。ただし、当該第三者の所在が判明しない場合は与えないでよい(公示送達を行う必要はない)ものとする。
なお、第三者に対する意見書の提出機会の付与は、当該第三者に対して「意見書提出機会付与通知書」(規則第9号様式)により通知するものとする。
(5) 第三者に意見書の提出を求めた場合は、当該第三者から「公文書の開示に係る意見書」(規則第10号様式)により、1週間以内に提出をするよう、当該第三者に協力を求めるものとする。
(6) 意見書の提出の機会を与えられた第三者が反対意見書を提出した場合において開示する旨の決定をしたときは、開示請求者に対する通知と同時に、当該第三者に対し、公文書の開示決定に係る通知書」(規則第11号様式)により通知するものとし、通知書の送付は配達証明付き郵便によるものとする。
(公文書の開示の実施)
第13条 公文書の開示は、開示決定通知書又は部分開示決定通知書によりあらかじめ指定した日時及び場所において実施する。ただし、公文書の開示が指定の日時に実施できなかった場合は、担当課は、開示請求者及び公開窓口と協議のうえ、別の日時に変更して実施できるものとする。この場合において、担当課は、当該公文書の開示決定等に係る決裁文書の開示決定通知書又は部分開示決定通知書の余白に変更した理由及び変更後の日時を記入しておくものとし、開示請求者に対し、改めて開示決定通知書又は部分開示決定通知書による通知はしない。
2 担当課及び公開窓口の職員は、公文書の開示の実施に際し、次に掲げる準備又は確認を行うものとする。
(1) 担当課の職員は、開示に係る公文書又はその写し、説明に必要な資料等を指定した日時及び場所に持参して待機する。
(2) 公開窓口の職員は、公文書の開示を受けようとするものに対し、開示決定通知書又は部分開示決定通知書の提示を求め、開示請求者本人又はその代理人であるかどうかを確認する。
(3) 担当課の職員は、開示請求者に対し、開示決定通知書又は部分開示決定通知書に記入された公文書と開示しようとする公文書とが一致していることを確認する。
3 担当課の職員は、開示請求者に対し、次に掲げる注意をしたうえ、公文書の開示を実施するものとする。この場合において、担当課の職員は公文書の開示の実施に立ち会い、開示請求者の求めに応じて必要な説明を行うものとする。
(1) 開示請求者は、条例第4条の規定により、公文書の開示によって得た情報を適正に使用しなければならないこと。また、開示の方法が公文書の閲覧である場合に置いては、閲覧に係る公文書を改ざんし、汚損し、又は破損することがないようにしなければならないこと。
(2) 前号の規定に違反したとき、又は違反するおそれがあると認めたときは、公文書の閲覧を中止させ、若しくは禁止し、又は公文書の写しの交付をしないことができること。
4 公文書の開示は、次に掲げる方法により行うものとする。
(1) 文書及び図画(マイクロフィルム及びスライドを除く。以下同じ。)
当該文書及び図画を閲覧に供することにより行う。また、写しの交付は、当該文書及び図画の写しを作成して交付する。
(2) 映画フイルム及びスライド
映写機等を使用した通常の方法により閲覧に供することにより行う。また、写しの交付は、行わない。
(3) ビデオテープ
原則として複写は行わないが、実施機関が公務のために撮影した場合で、著作権や肖像権などのその他の権利が発生しない場合であって、開示請求者が使用する目的等がはっきり確認できる場合で、実費相当を開示請求者が負担する場合は、実施機関の判断で複製も可である。
(4) マイクロフィルム
当該マイクロフィルムをリーダープリンターによりプリントアウトしたものを閲覧に供することにより行う。また、写しの交付は、閲覧に供したものの写しを作成して交付する。
(5) 磁気テープ(録音テープ及びビデオテープを除く。)、磁気ディスク、光ディスクその他の電磁的媒体(以下「電磁的媒体」という。)当該電磁的媒体から紙に出力したものを閲覧に供することにより行う。また、写しの交付は、閲覧に供したものの写しを作成して交付する。
なお、電磁的媒体の開示の実施においては、次に掲げる事項に留意するものとする。
ア 電磁的媒体に記録されている情報が既に紙に出力されており、当該出力されたものによる開示が可能な場合は、改めて紙に出力しない。
イ 電磁的媒体に記録されている情報が日々更新されるような場合は、原則として、開示請求に対する開示決定等までに出力したものにより開示を行う。
ウ 開示のためのプログラムの作成又は変更は、これを行わない。
(6) 録音テープ
当該録音テープから紙に書き起こしたものを閲覧に供することにより行う。また、写しの交付は、閲覧に供したものの写しを作成して交付する。
5 当初の開示請求において、開示の方法が閲覧のみであった場合で、開示請求者が閲覧の当日に当該公文書の写しの交付を求めた場合については、担当課の職員は、遅滞なくこれを交付するものとし、公開窓口の職員は、その旨を開示処理票の備考欄に記入する。ただし、著作権法(昭和45年法律第48号)の定めるところにより複製することができない公文書もあるため、担当課は、開示決定に際して併せて検討し、当該公文書の開示決定等に係る決裁伺書にその旨を記入しておくものとする。
6 公文書の閲覧を実施する場合については、原本により行うことが原則であるが、次に掲げる場合においては、その写しにより開示することができるものとする。
(1) 公文書の保存に支障を生じるおそれがあると認めるとき。
(2) 公文書の部分開示をするため必要なとき。
(3) 台帳等の日常業務に使用している公文書で、原本を開示することにより事務に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(4) 他の公文書とともに1つの簿冊に製本されており、取り外しが困難なとき。
(5) その他公文書の原本を開示しないことにつき相当の理由があるとき。
7 公文書の写しの交付を実施する場合については、次に掲げるとおり処理するものとする。
(1) 公文書の写しを作成するときは、担当課の職員は、当該公文書の写しの作成箇所及び枚数を開示請求者に十分確認するものとする。
なお、複数の原稿から1枚の写しを作成することは行わないものとする。
(2) 公文書の写しの交付部数は、1件の開示請求につき一部とし、担当課の職員は、当該公文書の写しの作成箇所、枚数等を確認のうえ、これを交付するものとする。
(3) 公文書の写しの交付に必要な費用の額は、写しの作成に要する費用の額及び写しの送付に要する費用の額とし、それぞれ次に定めるところによるものとする。
なお、当該写しの作成に要する費用の額には、写しの作成を行うため、マイクロフィルムをリーダープリンターによりプリントアウトした費用及び電磁的媒体から紙に出力した費用並びに次項の規定により不開示情報の部分を除くために要した費用は含まない。
ア 公文書の写しの作成に要する費用の額
(一) 西原村情報公開条例施行規則第11条(別表第2)のとおりとする。
(二) 契約により写しの作成をする場合は、写し1件につき当該契約で定める額とする。
イ 写しの送付に要する費用の額
当該公文書の写しの郵送に要する費用の額とし、原則として切手により徴収するものとする。
(4) 公開窓口の職員は、公文書の写しの交付を行う際に、当該写しの作成に要した費用を現金により開示請求者から徴収するものとする。この場合における写しの作成に要した費用の収納事務は、西原村財務規則(昭和39年西原村規則第1号)の定めるところにより、処理するものとする。ただし、郵送による写しの送付を求められた場合は、郵便為替によることができるものとし、公開窓口の職員が開示請求者に対し、当該写しの作成に要する費用及び写しの郵送に要する切手の送付を求め、当該費用等を受領した後、公文書の写し及び当該写しの作成に要した費用の領収書を開示請求者に送付するものとする。
8 公文書の部分開示を実施する場合については、次に掲げる方法等により不開示情報の部分を除いて行うものとする。
(1) 文書及び図画
ア 不開示情報の部分がぺージ単位に記録されているとき。
(一) 不開示情報の部分のみを取り外すことが可能なものは、当該不開示情報の部分を取り外す。
(二) 袋とじのもの、契約書で割り印をしたもの、用紙の表裏に記録されているもの等で、不開示情報の部分のみを取り外すことができないものは、当該不開示情報の部分を覆って閉鎖する。又は、当該不開示情報の部分を除いた部分を複写する。
イ 不開示情報の部分と当該部分を除いた部分が同一ページに記録されているとき。
(一) 不開示情報の部分のみを覆って複写する。
(二) 当該ページを複写して、不開示情報の部分を塗りつぶし、それを再度複写する。
(2) 映画フイルム、スライド及びビデオテープ
不開示情報の部分等当該部分を除いた部分の分離が現在のところ技術的に困難であるため行わないものとする。
(3) マイクロフィルム
リーダープリンターによりプリントアウトしたものについて、第1号に準じた方法により行うものとする。
(4) 電磁的媒体
紙に出力されたものについて、第1号に準じた方法により行うものとする。
(5) 録音テープ
紙に書き起こされたものについて、第1号に準じた方法により行うものとする。
(審査請求の受付等)
第14条 開示決定等に係る行政不服審査法の規定に基づく審査請求の受付の場所は、原則として公開窓口とする。また、処分庁である西原村が扱う不服申し立ての種類は異議申し立てとなる。
なお、審査請求は、同法第19条の規定により書面によることを要し、口頭又は電話による審査請求は認められない。
2 公開窓口は、審査請求書の提出を受けたときは、受付を行い、当該審査請求書に受付印を押し、「文書受付簿」から受付番号をとり、その番号を記入するとともに、当該審査請求受付簿に必要事項を記入する。
3 公開窓口は、当該審査請求書の写しを一部作成し、これを保管するとともに「公文書開示決定等審査請求処理票」(別記第4号様式。以下「審査請求処理票」という。)に必要事項を記入し、直ちに当該審査請求書の原本に審査請求処理票を添えて担当課に送付するものとする。
4 担当課は、公開窓口から審査請求書の送付を受けたときは、速やかに行政不服審査法に基づき、次に掲げる要件を確認の上、実施機関の長の決裁を受けるものとする。
(1) 審査請求書に次の事項が記載されていること。
ア 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所
イ 審査請求に係る処分
ウ 審査請求に係る処分があったことを知った年月日
エ 審査請求の趣旨及び理由
オ 実施機関の教示の有無及びその内容
カ 審査請求の年月日
キ 審査請求人が、法人その他の社団又は財団であるときは、その代表者又は管理人の氏名及び住所又は居所
ク 審査請求人が総代を互選したときは、総代の氏名及び住所又は居所
ケ 審査請求人が代理人によって審査請求をするときは、代理人の氏名及び住所又は居所
(2) 審査請求人の押印があること。
(3) 代表者等の資格を証明する書面(法人登記簿の謄本又は抄本、代表者又は管理人を選任したことを証する総会議事録等の写し、代理人に係る委任状)が添付されていること。
(4) 審査請求期間内(開示決定等の処分があったことを知った日の翌日から起算して3箇月以内又は処分があった日の翌日から起算して1年以内)に提起されていること。
(5) 審査請求人に当事者適格があること(審査請求人が開示決定等の処分によって直接自己の権利利益を侵害されたものであること。)。
5 担当課は、審査請求が前項の要件に関して不備があり、不適法であって、それが補正できるものであるときは、相当の期間を定めて、審査請求人に補正を命ずるものとする。
なお、当該補正を命ずる場合において、必要と認めるときは、「公文書開示決定等審査請求補正命令書」別記第5号様式を作成し、配達証明付き郵便により審査請求人に送付するものとする。
6 公開窓口から送付された審査請求書の原本は、担当課において保管するものとする。
(審査請求の却下)
第15条 担当課は、審査請求が次のいずれかに該当するときは、当該審査請求についての却下の裁決を行い、直ちに裁決書の謄本及びその送付書を別記書式例1及び例2により作成し、配達証明付き郵便により審査請求人及び参加人(行政不服審査法第13条第4項に規定する参加人をいう。以下同じ。)に送付するとともに、その写し及び必要事項を記入した審査請求処理票を公開窓口に送付するものとする。この場合において、審査会に諮問することを要しない。
(1) 審査請求が不適法であり、かつ、補正が不能であるとき。
(2) 補正命令に応じなかったとき。
(3) 補正命令に定める補正の期間を経過したとき。
2 担当課は、前項に規定する却下の決定に当たっては、公開窓口と協議を行うとともに、情報公開担当課長と合議し、実施機関の長の決裁を受けなければならない。
(開示決定等の再検討)
第16条 担当課は、審査請求書の送付を受けたときは、直ちに当該審査請求の対象となった開示決定等について再検討を行うものとする。
2 担当課は、前項の再検討の結果、開示しない旨の決定を取消し又は変更し、審査請求の全部を認容する裁決を行い、当該審査請求に係る公文書の全部を開示するとき(当該開示決定等について反対意見書が提出されているときを除く。)は、審査会に諮問することなく当該裁決をすることができる。この場合において、担当課は、直ちに裁決書の謄本及びその送付書を別記書式例1及び例3により作成し、配達証明付き郵便により審査請求人及び参加人に送付するとともに、その写し及び必要事項を記入した審査請求処理票を公開窓口に送付するものとする。
3 担当課は、前項に規定する認容の裁決に当たっては、公開窓口及び必要に応じて関係課等と協議を行うとともに、情報公開担当課長と合議し、実施機関の長の決裁を受けなければならない。
(1) 審査請求書及び添付書類の写し
(2) 請求書の写し
(3) 開示請求に対する開示決定通知書、部分開示決定通知書又は不開示決定通知書の写し
(4) その他必要な書類
4 担当課は、審査会から開示決定等に係る公文書の提示及び資料又は意見書の提出を求められたときは、次により行うものとする。
(1) 担当課は、審査会から審査請求のあった開示決定等に係る公文書の提示を求められたときは、当該公文書の原本を審査会に提示するものとする。ただし、審査会の了承を得て、当該公文書の写しをもって提示することもできる。
(2) 担当課は、審査会から審査請求のあった開示決定等に係る公文書に記録されている情報を分類又は整理した資料の請求があった場合は、当該資料を作成し、これを提出するものとする。
5 担当課は、審査会から答申があったときは、答申書の写しを一部作成し、直ちに当該写しを公開窓口に送付するものとする。
(審査請求に対する裁決)
第18条 担当課は、答申書の送付を受けたときは、速やかに実施機関の長の決裁を受けるものとする。
2 担当課は、前項の規定により答申書を受け付けたときは、当該答申を十分尊重し、速やかに当該審査請求に対する裁決を行い、直ちに裁決書の謄本及びその送付書を別記書式例1、例3、例4及び例5により作成し、配達証明付き郵便により審査請求人及び参加人に送付するとともに、その写し及び必要事項を記入した審査請求処理票を公開窓口に送付するものとする。
3 担当課は、前項に規定する裁決に当たっては、公開窓口及び必要に応じて関係する課等と協議を行うとともに、情報公開担当課長と合議し、実施機関の長の決裁を受けなければならない。
(第三者課からの審査請求)
第19条 第三者からの審査請求については、次により処理するものとする。
(2) 開示請求者からの審査請求に係る開示決定等を変更して開示部分を広げる決定をした場合において、当該決定に対して第三者から審査請求があったときは、速やかに審査会に諮問しなければならない。
なお、部分開示決定通知書又は不開示決定通知書を開示請求者に送付するときは、配達証明付き郵便によるものとする。
2 担当課においては、開示決定に対する第三者からの審査請求を却下し、又は棄却する裁決をし、開示されることとなる場合は、審査請求に対する裁決の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置くとともに、当該裁決後直ちに、第三者である審査請求人及び参加人に対し、開示を実施する日等を「審査請求に係る公文書の開示通知書」(規則第13号様式)により通知しなければならない。また、第三者に関する情報が記録された公文書を開示しない旨の決定(第三者に関する情報の部分を不開示とする部分開示決定を含む。)に対し、審査請求が提起された結果、当該決定内容が変更され、当該公文書(第三者に関する情報の部分)が開示されることとなる場合においても、第三者である参加人が当該公文書の開示に反対の意思を表示しているときは、開示する旨の決定をした日と開示を実施する日の間に少なくとも2週間を置くとともに、当該決定後直ちに、当該参加人に対し、開示する旨の決定をした旨及びその理由並びに開示を実施する日等を審査請求に係る公文書の開示通知書により通知しなければならない。
(公文書の検索資料)
第21条 担当課は、条例第32条に規定する公文書の検索に必要な資料の提供を行うため、公文書の検索資料を作成するものとする。
(公文書の保存期間の延長)
第22条 担当課は、次のいずれかに該当するときは、必要に応じて公文書の保存期間の延長の措置を講ずるものとする。
(1) 当該公文書の開示決定等について、審査請求又は訴訟の提起のおそれがあるとき。
(2) 部分開示決定通知書又は不開示決定通知書の「備考」欄に開示しない理由が消滅する期日を記入した場合で、当該期日までに当該公文書の保存期間が満了するとき。
(3) その他円滑な公文書の開示のために必要があると認めるとき。
(その他)
第24条 この要領に定めるもののほか、情報公開事務の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。
附則
この要領は、平成15年10月1日から施行する。
附則(平成28年要綱第2号)
この告示は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成29年要綱第60号)
この要綱は、平成29年7月1日から施行する。
