附則

西原村公文書開示事務取扱要綱

目次

第1　趣旨

第2　定義

第3　担当する事務

1　公開窓口の事務

2　担当課の事務

第4　公開窓口の開示請求に係る事務処理

1　相談及び案内

2　開示請求の受付

3　郵送等による開示請求の受付

4　担当課への引継ぎ

第5　担当課の開示請求に係る事務処理

1　相談及び案内

2　開示決定等の事務処理

3　開示決定等の通知書の作成要領

4　開示決定等の期間の延長

5　開示決定等の期間の特例

6　事案の移送

7　第三者に対する意見書提出の機会の付与

第6　公文書の開示

1　開示の実施

2　開示の準備又は確認

3　開示請求者への説明

4　開示の方法

5　写しによる閲覧の要件

6　費用の額等

第7　審査請求の事務処理

1　審査請求の受付等

2　審査請求書の確認等

3　審査請求書の補正

4　審査請求の却下

5　開示決定等の再検討

6　審議会への諮問等

7　第三者からの審査請求

8　審査請求に対する裁決

9　裁決に伴う開示決定の手続

第8　公文書の管理

1　公文書の保存期間の延長

2　公文書の検索資料

第9　公文書の任意的開示の事務処理

別記様式第1号(開示請求管理簿)

別記様式第2号(公文書の開示請求に対する開示決定等について)

別記様式第3号(審査請求管理簿)

別記様式第4号(審査請求補正命令書)

別記様式第5号(情報公開・個人情報保護審議会諮問書)

別記書式例1(却下の場合の裁決書)

別記書式例2(全部認容の場合の裁決書)

別記書式例3(一部認容の場合の裁決書)

別記書式例4(棄却の場合の裁決書)

別記書式例5(裁決書の謄本の送付書)

別記書式例6(弁明書)

別記書式例7(弁明書の送付、反論書の提出依頼等)

参考資料1(公文書の開示請求に係る開示請求事務のフローチャート)

参考資料2(西原村公文書開示請求の流れ(教示))

参考資料3(公文書の開示決定等に係る審査請求事務のフローチャート)

第1　趣旨

この要綱は、西原村情報公開条例(平成15年条例第15号。以下「条例」という。)に基づいて公文書の開示等に関する事務(以下「公文書開示事務」という。)に関し、西原村情報公開条例施行規則(平成15年西原村規則第4号。以下「規則」という。)に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

第2　定義

1　この要綱において使用する用語の意義は、条例で使用する用語の例による。

2　この要綱において「公開窓口」とは、公文書の開示請求をする者の利便性を考慮するとともに、公文書開示事務の迅速かつ的確な対応を図るため、企画商工課に設置されるすべての実施機関の共通の窓口をいう。

3　この要綱において「担当課」とは、開示請求に係る公文書を保有している実施機関の課等をいう。

第3　担当する事務

開示請求の事務処理の流れは、概ね参考資料1のとおりである。

1　公開窓口の事務

(1)　情報公開に係る相談及び案内に関すること。

(2)　開示請求及び任意的開示の申出の受付に関すること。

(3)　担当課との連絡調整に関すること。

(4)　公文書の写しの作成及び送付の費用の徴収に関すること。

(5)　開示請求に係る審査請求の受付に関すること。

(6)　公文書の検索に必要な資料等(以下「検索資料」という。)の整備に関すること。

(7)　条例の運用状況の公表に関すること。

(8)　その他公文書開示事務に関すること。

2　担当課の事務

(1)　情報公開に係る相談及び案内に関すること。

(2)　開示請求及び任意的開示の申出の受付に係る補佐及び補正に関すること。

(3)　公文書の検索に関すること。

(4)　公文書の開示決定等及びその通知に関すること。

(5)　開示決定等の期間の延長及びその通知に関すること。

(6)　開示決定等の期間の特例の適用及びその通知に関すること。

(7)　開示請求に係る事案の移送及びその通知に関すること。

(8)　第三者に対する意見書提出の機会の付与及び当該第三者への開示決定等の通知に関すること。

(9)　公文書の開示の実施に関すること。

(10)　西原村情報公開・個人情報保護審議会(以下「審議会」という。)への諮問に関すること。

(11)　開示請求に係る審査請求についての裁決及びその通知に関すること。

(12)　公文書の検索資料の作成に関すること。

第4　公開窓口の開示請求に係る事務処理

1　相談及び案内

情報公開に係る相談及び案内は、次に掲げるとおり処理するものとする。

(1)　開示請求をしようとする者から相談があったときは、制度の内容、請求の方法等について説明及び案内を行うこと。

(2)　開示請求をしようとする者の意図を十分に確認し、担当課と連携して、必要としている情報の内容を具体的に把握するとともに、その情報が開示請求として対応すべきものであるかどうかを確認すること。

(3)　前(2)の確認の結果、開示請求に当たらない場合は、次のいずれで対応すべきかを判断し、適切な対応を行うこと。

ア　条例第27条に規定する公文書の任意的開示の対象であるとき。

第9に定めるところにより対応する。

イ　条例第18条に規定する他の法令等の規定による閲覧等の対象であるとき。

他の法令等で公文書の閲覧等の手続が定められている場合は、条例は適用されないので、その旨を説明し、当該事務を担当する課等に案内する。

ウ　情報提供の対象であるとき。

情報公開の総合的な推進の観点から、従来から情報提供されているもの、本村が作成した統計資料、調査報告等で公表を目的としているものなど、情報提供が可能なものについては、積極的な提供に努める。この場合において、規則様式第1号(公文書開示請求書。以下「開示請求書」という。)の提出は不要である。

エ　個人情報の開示が対象であるとき。

個人情報に係る本人からの開示請求については、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)によることとなるので、これに該当することが確認できた場合は、その開示請求手続を説明する。

(4)　前(2)の確認の結果、開示請求として対応すべきものである場合は、公文書の検索資料又は担当課への電話連絡等により、開示請求に係る公文書の名称又は内容を特定し、開示請求書の記入方法の説明を行うこと。この場合において、必要があると認めるときは、担当課の職員の立ち会いを求めること。

なお、この段階で当該公文書を保有していないことが明らかになったときは、その旨を説明するとともに、当該公文書を保有している他の機関等が明らかなときは教示するなど、適切な情報提供を行うこと。

2　開示請求の受付

開示請求の受付は、次に掲げるとおり処理するものとする。

(1)　開示請求は、請求する者が開示請求書に必要事項を日本語で記入し、公開窓口に持参して提出するほか、郵送又はファックスを利用する請求も可能とするが、口頭又は電話による請求は認めない。ただし、請求する者が身体の障害等により開示請求書に記入が困難な場合は、口頭による請求(職員が代筆)ができる。

(2)　開示請求書は、原則として開示請求する公文書1件につき1枚とする。ただし、同一人から同一の担当課に複数の開示請求があった場合は、1枚の開示請求書にまとめて記入し、提出させることができる。

(3)　規則に定められた様式にのっとり、必要な事項が記入してあれば、任意の用紙でも開示請求ができる。

(4)　分割又は抽出請求の要請

開示請求書の受付の段階で開示請求に係る公文書が著しく大量であることが想定される場合は、開示請求をしようとする者に対し、できるだけ分割請求や抽出請求に変更するよう協力を要請すること。

(5)　提出された開示請求書については、次の事項を確認すること。

なお、開示請求書に記入漏れがある場合や、開示請求に係る公文書を特定するに足りる事項の記載が不十分であるため特定できない場合など、形式上の不備がある場合は、その場で開示請求者に補正を求めること。この場合において、公文書の名称等、補正の参考となる情報を提供すること。

ア　「請求者」欄

(ア)　住所又は居所及び氏名(法人その他の団体にあっては名称及び代表者の氏名)が記入してあること(押印不要)。

(イ)　電話番号が記入してあること。

(ウ)　法人その他の団体の場合は、担当者の氏名が記入してあること。

イ　「公文書の名称その他公文書を特定するに足りる事項」欄

開示請求の対象となる公文書を特定するための欄であることから、件名又は内容が公文書を特定できる程度に記入してあること。

よって、「○○に関する資料」、「○○の保有する一切の公文書」等の記載は、特定が不十分である。

ウ　「請求の目的」欄

開示請求の対象となる公文書の特定等の参考にするためのものであり、記入については開示請求者の任意であるが差し障りのない限り記入してもらうこと。明らかに公序良俗に反する目的(犯罪実行のため等)は認めないこと。

エ　「求める開示の実施の方法」欄

該当する区分にレ印が付してあること。

(6)　開示請求書の受付は、前(5)の確認後に行い、開示請求書の余白に該当する実施機関の受付日付印を押し、「文書収発簿」から番号を取って記入するとともに、備考欄に担当課の名称及び係名並びに電話番号を記入すること。

(7)　開示請求書を受け付けたときは、開示請求者に当該開示請求書の写しを交付するとともに、次の事項を記載した書面(参考資料2)により説明すること。

ア　開示請求に係る公文書の開示決定等は、開示請求があった日の翌日から起算して14日以内(期間の末日が休日に当たる場合は、その翌日をもって満了日とする。また、補正に要した日数は含まない。)に行い、書面により通知すること。

イ　前アにかかわらず、事務処理上の困難等、正当な理由があるときは、開示請求があった日の翌日から起算して44日(期間計算は、前アに同じ。)を限度として延長し、書面により通知すること。

ウ　開示請求に係る公文書が著しく大量であるため、44日以内にそのすべてについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがあるときは、44日を超えて開示決定等を行い、書面により通知すること。

エ　公文書を開示する旨の決定をした場合の開示の日時及び場所は、開示決定の書面により通知すること。

オ　公文書の写しの交付を希望する場合は、写しの作成に要する費用を負担(前納)する必要があること。また、送付を希望する場合は、写しの作成及び送付に要する費用を負担(前納)する必要があること。

カ　公文書の全部又は一部を開示しない旨の決定に対する審査請求又は訴訟については、当該決定の書面の「教示事項」を確認すること。

3　郵送等による開示請求の受付

郵送及びファックスによる開示請求の受付は、次に掲げるとおり処理するものとする。

(1)　基本的な取扱いは、前2に準じて取り扱うこと。

(2)　開示請求書に形式上の不備があるときは、明らかに誤字、脱字等、開示請求者の了解を得た上で、職員が補正できる場合を除き、担当課において、補正を求めること。

(3)　開示請求書が、勤務時間外に到達した場合は、到達後の直近の勤務日に受付を行い、受付日付印の横に到達日を記入すること。

(4)　開示請求書の写しは、参考資料2を添えて郵送すること。

4　担当課への引継ぎ

開示請求書を受け付けたときは、公文書開示事務を適正に処理するため、別記様式第1号(開示請求管理簿)に必要事項を記入するとともに、企画商工課の決裁終了後、速やかに担当課に送付するものとする。

第5　担当課の開示請求に係る事務処理

1　相談及び案内

開示請求をしようとする者が担当課に直接来庁した場合における情報公開に係る相談及び案内については、次に掲げるとおり処理するものとする。

(1)　開示請求をしようとする者の意図を十分に確認し、必要としている情報の内容を具体的に把握すること。

(2)　開示請求をしようとしている情報の内容が、条例第18条に規定する他の法令等の規定による閲覧等又は情報提供で対応できる場合を除き、公開窓口へ案内すること。

(3)　他の法令等の規定による閲覧等又は情報提供で対応できる場合は、担当課で対応すること(開示請求書の提出不要)。

2　開示決定等の事務処理

担当課における開示決定等に係る事務については、次に掲げるとおり処理するものとする。

(1)　公開窓口から開示請求書の送付を受けたときは、当該開示請求書の内容を改めて確認した上で、速やかに実施機関の長の決裁を受けるとともに、開示請求に係る公文書を特定し、当該公文書の内容について、開示決定等の検討を行うこと。

(2)　前(1)の確認の結果、開示請求書に形式上の不備があり、不適法であって、それが補正できるものであるときは、相当の期間を定めて補正を求めること。この場合において、必要と認めるときは、規則様式第2号(公文書開示請求補正通知書)を作成し、配達証明付き郵便により送付すること。

(3)　次のいずれかに該当する場合は、公文書の全部又は一部の開示をしない旨の決定をすることができる。

ア　開示請求に係る公文書を保有していないとき又は開示請求の対象が条例第2条第2項に規定する公文書に該当しないとき。

イ　開示請求に係る公文書に記録されている情報が、条例第7条各号に規定する不開示情報に該当するとき。

ウ　開示請求に係る情報が、条例第10条に規定する存否に関する情報に該当するとき。

エ　開示請求に係る公文書が、条例第18条に規定する他の法令等の規定により閲覧等の手続が定められている公文書に該当するとき。

オ　補正に応じなかった場合又は補正の期間を経過した場合で、開示請求が不適法のままであるとき。

カ　権利濫用に関する一般法理が適用されるとき。

(4)　開示決定等の検討に当たっては、公開窓口と十分に協議するとともに、関係する課等がある場合は、必要に応じて当該課等を含めて協議すること。

(5)　開示決定等の決裁は、企画商工課長と合議するとともに、実施機関の長の決裁を受けること。

(6)　開示決定等は、開示請求があった日の翌日から起算して14日以内(期間の末日が休日に当たる場合は、その翌日をもって満了日とする。また、補正に要した日数は含まない。)に行うこと。

なお、開示請求があった日とは、開示請求書が西原村役場に到達した日をいう。

(7)　開示決定等をしたときは、速やかに、次に掲げる決定の区分に応じた通知書を作成し、開示請求者に通知するとともに、その写しを公開窓口に送付すること。

なお、イ及びウに規定する通知書は、配達証明付き郵便により送付すること。

ア　開示請求に係る公文書の全部を開示する旨の決定　規則様式第3号(公文書開示決定通知書。以下「開示決定通知書」という。)

イ　開示請求に係る公文書の一部を開示する旨の決定　規則様式第4号(公文書部分開示決定通知書。以下「部分開示決定通知書」という。)

ウ　開示請求に係る公文書の全部を開示しない旨の決定(前(3)のアからカのいずれかに該当する場合)　規則様式第5号(公文書不開示決定通知書。以下「不開示決定通知書」という。)

(8)　開示決定等は、条例の趣旨にのっとり、適正に判断しなければならないことから、前(7)のイ及びウの決定をするに当たっては、当該決定に対する行政不服審査法(平成26年法律第68号)に基づく審査請求や行政事件訴訟法(昭和37年法律第139号)に基づく訴訟が起こり得ることから、開示しないこととした根拠規定及び理由を明確にしておくこと。

3　開示決定等の通知書の作成要領

開示決定等の通知書の作成に当たっては、次の事項に留意するものとする。

(1)　開示決定通知書

ア　「決定通知書の日付」

決定通知書の日付は、開示決定の決裁日とすること。

イ　「請求年月日」

請求年月日は、公開窓口において開示請求書を受け付けた日とすること。ただし、開示請求書に到達日の記入がある場合は、到達日とする。

ウ　「公文書の名称」欄

開示請求書の「公文書の名称その他公文書を特定するに足りる事項」欄に記載された事項をそのまま記載するのではなく、当該公文書の名称を正確に記入すること。

エ　「開示を実施する日時及び場所」欄

(ア)　公文書の開示を実施する日時は、開示決定通知書が開示請求者に到達するまでの日数を考慮し、到達予定日から数日後の通常の勤務時間内の日時を指定すること。この場合において、開示請求者と事前に打ち合わせて、できるだけ開示請求者の都合の良い日時を指定するよう努めること。また、開示の場所は、原則として公開窓口を指定すること。

なお、公文書の写しの交付を郵送により行う場合は、この欄を斜線で消すこと。

(イ)　意見書の提出の機会を与えられた第三者が公文書の開示に反対の意思を表示した意見書(以下「反対意見書」という。)を提出した場合において、その意に反して開示する旨の決定をするときは、当該第三者が救済の手続を講ずる機会を確保するため、当該決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置くこと(両当日は、期間計算に含まない。)。

オ　「開示の実施の方法」欄

該当する区分にレ印を付すること。

カ　「開示の実施に要する費用の額」欄

写しの交付を行う場合は、写しの作成及び送付に要する費用の予定額を記入すること。

なお、開示請求者が郵送を希望しているときは、「備考」欄に費用の納入方法を記入すること。

(記載例)

◇　費用については、写しの作成に要する費用は「現金(郵便為替も可)」で、送付に要する費用は「郵便切手又は現金(郵便為替も可)」で、速やかに西原村役場○○課△△係へ送付してください。

キ　その他

条例第13条の規定に基づき決定期間を延長したときは、「備考」欄に残りの公文書について開示決定等をする期限を記入すること。

(2)　部分開示決定通知書

ア　「開示しないこととした部分並びに開示しないこととした根拠規定及び当該規定を適用する理由」欄

開示しないこととした部分及び適用する条例第7条の号番号を示した上で、その理由をできるだけ分かりやすく記入すること。

なお、複数の号を適用するときは、各号ごとに開示しないこととした部分及びその理由を記入し、この欄に記入しきれないときは、別紙を使用すること。

(記載例)

◇　○○通知書のうち「氏名」欄の部分～個人情報であることから条例第7条第2号に該当

◇　○○書のうち○○の部分～法人情報であることから条例第7条第3号に該当、また、公にすることにより公共の安全と秩序の維持に支障が生ずるおそれがあると認められる情報であることから条例第7条第4号も該当

イ　「備考」欄

開示しない理由が消滅することが確定する期日をあらかじめ明示することができるときは、その予定期日を記入すること。

ウ　「教示事項」欄(裏面)

被告の代表者は、開示決定を行った実施機関の長を記載すること。

エ　その他の記載事項については、前(1)の例によること。

(3)　不開示決定通知書

ア　「公文書の名称その他公文書を特定するに足りる事項」欄

開示請求書の「公文書の名称その他公文書を特定するに足りる事項」欄に記載された事項をそのまま記載するのではなく、当該公文書の名称を正確に記入すること。ただし、公文書の存否を明らかにしないで開示請求を拒否するとき又は公文書を保有していないときは、開示請求書の当該欄に記載された事項をそのまま記入すること。

イ　「開示しないこととした根拠規定及び当該規定を適用する理由」欄根拠規定は、適用する番号に○を付けるとともに、条例第7条にあっては、該当する号番号を記入すること。また、理由は、できるだけ分かりやすく記入すること。

(記載例)

◇　文書の存否を答えるだけで不開示情報を開示することとなるので、条例第10条に該当し、当該文書はあるともないとも答えられない。

◇　当該文書は、(文書の性質、不存在の事情等)のため、作成又は取得しておらず、存在しない。

◇　当該文書は、○年に作成された△年保存の文書であるため、×年に廃棄済みであり、現在は存在しない。

ウ　その他の記載事項については、前(1)及び(2)の例によること。

4　開示決定等の期間の延長

(1)　開示請求があった日の翌日から起算して14日以内に次に掲げる理由により、開示決定等をすることができないときは、条例第12条第2項の規定により14日以内に開示決定等の期間を延長する旨を決定し、開示請求者に対して、速やかに規則様式第6号(開示決定等期間延長通知書。以下「開示延長通知書」という。)により通知するとともに、その写しを公開窓口に送付すること。

なお、延長後の決定期間は、30日が限度であるが、事務処理上必要な限度で適正な期間を設定すること。

ア　開示請求に係る公文書の量が多く、短期間に検索することが困難であるとき、又は開示請求のあった公文書の内容が複雑で期間内に開示決定等をすることが困難であるとき。

イ　開示請求のあった公文書に第三者に関する情報が記録されており、当該第三者の意見を聴く必要があることにより、期間内に開示決定等をすることができないとき。

ウ　開示請求のあった公文書に複数の実施機関等に関係する情報が記録されているため、その意見を徴取するのに相当の日数を要するとき。

エ　天災の発生等のため、期間内に開示決定等を行うことが困難であるとき。

オ　年末年始休暇又は祝日等が重なり、期間内に開示決定等を行うことが困難であるとき。

カ　突発的に業務が増大した場合、緊急を要する業務を処理する場合その他の合理的な理由により、期間内に開示決定等を行うことができないとき。

(2)　開示延長通知書の作成要領

開示延長通知書を作成するに当たっては、次の事項に留意するものとする。

ア　「延長後の決定期間」欄

開示請求があった日の翌日から起算して44日以内(期間の末日が休日に当たる場合は、その翌日をもって満了日とする。また、補正に要した日数は含まない。)で延長する期間を記入すること。

イ　「延長の理由」欄

前(1)のいずれかの理由を記入すること。

5　開示決定等の期間の特例

(1)　開示請求に係る公文書が著しく大量であるため、開示請求があった日の翌日から起算して44日以内にそのすべてについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがあるときは、条例第13条の規定により14日以内に開示決定等の期間の特例を適用する旨の決定をし、開示請求者に対して、速やかに規則様式第7号(開示決定等期間特例延長通知書。以下「期間特例通知書」という。)により通知するとともに、その写しを公開窓口に送付すること。

(2)　期間特例通知書の作成要領

期間特例通知書を作成するに当たっては、次の事項に留意するものとする。

ア　「開示請求に係る公文書のうち相当の部分につき開示決定等をする期間」欄

開示請求があった日の翌日から起算して44日以内(期間の末日が休日に当たる場合は、その翌日をもって満了日とする。また、補正に要した日数は含まない。)で延長する期間を記入すること。

イ　「残りの公文書について開示決定等をする期限」欄

残りの公文書については、相当の期間内に開示決定等する必要があることから、その期限を記入すること。

なお、「相当の期間内」とは、通常の事務の遂行に著しい支障を生ずることなく、開示請求に係る公文書の量や通常の決定期間内に処理できる量等を勘案し、開示決定等をすることができる合理的に必要な期間を意味する。

ウ　「条例第13条を適用する理由」欄

条例第13条を適用する理由をできるだけ分かりやすく記入すること。

(記載例)

◇　開示請求に係る公文書が著しく大量であるため、これを処理することにより通常の事務の遂行に著しい支障が生ずるため、条例第13条を適用する。

6　事案の移送

条例第14条第1項に該当すると判断した場合(当該公文書が他の実施機関により作成されたものである場合等)は、次の手順にしたがって処理するものとする。これは、実施機関内部における担当課の変更手続ではなく、実施機関間の変更手続であるので、事務処理上誤りがないよう注意すること。

(1)　開示請求を受けてから速やかに移送先の実施機関と協議を行って事案の移送を決定し、当該決定後、移送先の実施機関に事案を移送する旨の通知文及び当該事案に係る開示請求書を送付するとともに、その写しを公開窓口に送付すること。

(2)　開示請求者に対し、事案を移送した旨を規則様式第8号(事案移送通知書)により通知すること。

(3)　事案を移送した場合は、移送先の実施機関との連絡を密にするとともに、開示請求に係る公文書の貸与その他の必要な協力を行うこと。

(4)　移送をした実施機関が移送前にした行為は、移送先の実施機関がしたものとみなされることから、特に、開示決定等の期限は、開示請求書が西原村役場に到達した日から進行することに留意すること。

7　第三者に対する意見書提出の機会の付与

条例第15条第1項又は第2項に規定する第三者の情報に係る意見書提出の機会の付与については、次に掲げるとおり処理するものとする。

なお、この第三者への意見書提出の機会の付与は、当該第三者に開示等の判断に対して意見を求めるものであり、あくまでも参考意見として取り扱うものである。

(1)　条例第15条第1項の意見書提出の機会の付与

ア　開示請求に係る公文書に第三者に関する情報が記録されているときは、当該情報が条例第7条各号に規定する不開示情報のいずれかに該当すること又は該当しないことが明らかで第三者の意見を求めるまでもないときを除き、原則として当該第三者に意見書を提出する機会を付与すること。

なお、1件の公文書に多数の第三者情報が記録されている場合で、すべての第三者に意見を聴取することが困難なときは、開示決定に必要な範囲で意見聴取を行うこと。

イ　前アの意見書提出の機会を付与するときは、規則様式第9号(意見書提出機会付与通知書)に規則様式第11号(公文書の開示に係る意見書)を添えて通知すること。

(2)　条例第15条第2項の意見書提出の機会の付与

ア　開示請求に係る公文書に第三者に関する情報が記録されており、当該情報を条例第7条第2号イに規定する情報若しくは同条第3号ただし書きに規定する人の生命、健康、生活又は財産を保護するため公にすることが必要であると認められる情報に該当すると認められるとき又は条例第9条の規定により開示しようとするときは、当該第三者の所在が不明な場合(公示送達不要)を除き、当該第三者に意見書を提出する機会を付与すること。

イ　前アの意見書提出の機会を付与するときは、規則様式第10号(意見書提出機会付与通知書)に公文書の開示に係る意見書を添えて通知すること。

(3)　前(1)及び(2)の意見書提出の機会の付与に伴う第三者からの意見聴取に当たっては、当該公文書が開示されることによる当該個人の権利利益の侵害の有無、当該法人その他の団体が受ける不利益の有無と程度、国や他の地方公共団体との協力関係等に対する影響の有無その他必要な事項の把握に努めること。

(4)　公文書の開示に係る意見書の提出は、1週間以内に提出するよう、協力を求めること。

(5)　第三者が反対意見書を提出した場合において開示する旨の決定をしたときは、開示請求者に対する通知と同時に、当該第三者に対し、規則様式第12号(公文書の開示決定に係る通知書)を配達証明付き郵便により送付すること。この場合において、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならない(両当日は、期間計算に含まない。)。

なお、第三者が反対意見書を提出した場合において、開示しない旨の決定をしたとき又は第三者が当該公文書の開示に賛成の意思を表示した意見書を提出したときは、当該第三者の正当な権利利益を損なうおそれがないため、条例上の通知義務はないが、第三者との信頼関係を保つ上から、当該意見書を提出した第三者に対し、別記様式第2号(公文書の開示請求に対する開示決定等について)により通知すること。

第6　公文書の開示

1　開示の実施

公文書の開示は、開示決定通知書又は部分開示決定通知書で指定した日時及び場所において実施するものとする。ただし、指定の日時に実施できなかった場合は、担当課は開示請求者と協議の上、別の日時に変更して実施できるものとする。この場合において、当該公文書の開示決定に係る決裁文書の開示決定通知書又は部分開示決定通知書の余白に変更した理由及び変更後の日時を記入し、改めて開示請求者に対して通知する必要はない。

2　開示の準備又は確認

担当課及び公開窓口の職員は、公文書の開示の実施に際し、次に掲げる準備又は確認を行うものとする。

(1)　担当課の職員は、開示に係る公文書又はその写し、説明に必要な資料等を指定した日時及び場所に持参して待機すること。

(2)　公開窓口の職員は、開示請求者に対し、開示決定通知書又は部分開示決定通知書の提示を求め、開示請求者本人であることを確認すること(代理人の場合は、委任状を確認)。

(3)　担当課の職員は、開示請求者に対し、開示決定通知書又は部分開示決定通知書に記入された公文書と開示を受けようとする公文書が一致していることを確認すること。

3　開示請求者への説明

担当課の職員は、開示請求者に対し、次に掲げる事項を説明した上で、公文書の開示を実施するものとする。

(1)　公文書の開示によって得た情報は、適正に使用しなければならないこと。

(2)　公文書を閲覧する場合は、当該公文書を丁寧に取り扱うこととし、これを汚損し、又は破損してはならないこと。

(3)　前(1)及び(2)に違反し、又は違反するおそれがあると認めたときは、公文書の閲覧を中止させ、若しくは禁止し、又は公文書の写しの交付をしないことができること。

4　開示の方法

公文書の開示は、次に掲げる方法により行うものとする。

(1)　閲覧の方法

ア　文書、図画及び写真

当該文書、図画及び写真の原本(5の要件に該当する場合は、その写し)を指定の場所で閲覧に供すること。

公文書に不開示情報がある場合は、あらかじめ当該公文書の写しを作成し、不開示情報の部分を削除又はマスキングしたものの写しを作成して行うこと。

イ　フィルム(マイクロフィルムを除く。)、録音テープ及び録画テープ

それぞれの再生機器等の通常の方法により視聴に供すること。

公文書に不開示情報がある場合は、開示できる部分から不開示情報の部分を容易に区分して除くことができ、かつ、不開示情報の部分を除くことにより開示請求の趣旨が損なわれることがないと認めるときに、不開示情報に係る部分を除いて視聴に供すること。

ウ　マイクロフィルム

当該マイクロフィルムをリーダープリンターによりプリントアウトしたものを指定の場所で閲覧に供すること。

公文書に不開示情報がある場合は、プリントアウトしたものを前アに準じて行うこと。

エ　磁気テープ(録音テープ及び録画テープを除く。)及び磁気ディスク、光ディスクその他の電磁的媒体

紙に出力したものを指定の場所で閲覧に供すること。ただし、画面のハードコピーによる閲覧は行わないこと。

公文書に不開示情報がある場合は、紙に出力したものを前アに準じて行うこと。

(2)　写しの交付の方法

ア　文書、図画及び写真

(ア)　原則として、複写機により開示請求のあった公文書の写しを作成して指定の場所で交付すること。ただし、開示請求者が希望する場合は、当該写しを電磁的記録に変換し、光ディスク等に複製したものを交付することができる。

(イ)　開示請求者から送付の申出があった場合は、写しの交付を郵送することができる。

(ウ)　交付部数は、1件の開示請求につき1部とする。

(エ)　公文書に不開示情報がある場合は、前(1)のアで作成したものを交付すること。

イ　フィルム(マイクロフィルムを除く。)、録音テープ及び録画テープ

閲覧に供したものの複製物を作成して指定の場所で交付すること。

その他の取扱いについては、前アに準じて行うこと。

ウ　マイクロフィルム

閲覧に供したものの写しを作成して指定の場所で交付すること。

その他の取扱いについては、前アに準じて行うこと。

エ　磁気テープ(録音テープ及び録画テープを除く。)及び磁気ディスク、光ディスクその他の電磁的媒体

閲覧に供したものの写しを作成して指定の場所で交付すること。ただし、電磁的媒体について現有の機器等で対応できる場合は、光ディスク等の記録媒体に複製したものを交付することができる。

その他の取扱いについては、前アに準じて行うこと。

5　写しによる閲覧の要件

閲覧の実施は、原則として原本により行うが、次に掲げる場合は、原本の写しにより行うことができるものとする。

(1)　公文書の保存に支障を生じるおそれがあると認めるとき。

(2)　公文書の部分開示をするため必要なとき。

(3)　台帳等の日常業務に使用している公文書で、原本を開示することにより事務に支障を及ぼすおそれがあるとき。

(4)　他の公文書とともに1つの簿冊に製本されており、取り外しが困難なとき。

(5)　その他公文書の原本を開示しないことにつき相当の理由があるとき。

6　費用の額等

(1)　写しの交付に要する費用の額は、写しの作成及び送付に要する額で規則別表第2のとおりとする。

なお、当該写しの作成に要する費用の額には、写しの作成を行うため、マイクロフィルムをリーダープリンターによりプリントアウトした費用、電磁的媒体から紙に出力した費用及び不開示情報の部分を除くために要した費用は含まない。

〈参考〉

別表第2(第11条関係)

(2)　費用の徴収は、公開窓口の職員が次に掲げる手続きで処理すること。

ア　公開窓口で写しを交付するときは、開示請求者から当該写しの作成に要した費用を現金で徴収すること。この場合における現金の収納は、西原村財務規則(昭和39年西原村規則第1号)の定めるところにより、納入通知書で処理すること。

イ　郵送により写しを送付するときは、開示請求者に対し、開示決定の通知書により当該写しの作成及び送付に要する費用の送付を求め、当該費用を受領した後、公文書の写し及び納入通知書兼領収証書を開示請求者に送付すること。

なお、作成に要する費用については現金(郵便為替も可)、送付に要する費用については郵便切手又は現金(郵便為替も可)とする。

第7　審査請求の事務処理

審査請求の事務処理の流れは、概ね参考資料3のとおりである。

1　審査請求の受付等

審査請求の受付は、次に掲げるとおり処理するものとする。

(1)　開示決定等又は開示請求に係る不作為についての審査請求の受付は、公開窓口において行う。この場合において、審査請求は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)第19条第1項の規定により書面によることを要し、口頭、電話又はファックスによる審査請求は認められない。

(2)　公開窓口の職員は、審査請求書を受けたときは、審査請求書の余白に該当する実施機関の受付日付印を押し、「文書収発簿」から番号を取って記入するとともに、別記様式第3号(審査請求管理簿)に必要事項を記入すること。

(3)　受け付けた審査請求書は、企画商工課の決裁終了後、速やかに担当課に送付すること。

2　審査請求書の確認等

担当課は、公開窓口から審査請求書の送付を受けたときは、速やかに行政不服審査法に基づき、次に掲げる要件を確認の上、実施機関の長の決裁を受けるものとする。

(1)　審査請求書に次の事項が記載してあること。

ア　審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所(押印不要)

イ　審査請求に係る処分の内容

ウ　審査請求に係る処分があったことを知った年月日

エ　審査請求の趣旨及び理由

オ　実施機関の教示の有無及びその内容

カ　審査請求の年月日

キ　審査請求人が、法人その他の社団又は財団である場合、総代を互選した場合又は代理人によって審査請求をする場合には、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所又は居所(押印不要)

(2)　審査請求書に次の資格を証明する書面が添付してあること。

ア　法人である場合　登記事項証明書等

イ　社団又は財団である場合　規約、定款、寄付行為等

ウ　総代が選任されている場合　総代の資格を証明する書面

エ　代理人である場合　委任状等

(3)　審査請求人に当事者適格があること(審査請求人が開示決定等の処分によって直接自己の権利利益を侵害されたものであること。)。

(4)　審査請求期間内(開示決定等の処分があったことを知った日の翌日から起算して3か月以内又は処分があった日の翌日から起算して1年以内)に提起されていること(正当な理由がある場合を除く。)。

3　審査請求書の補正

担当課は、審査請求が前2の要件に関して不備があり、不適法であって、それが補正できるものであるときは、相当の期間を定めて、審査請求人に補正を命ずるものとする。この場合において、必要と認めるときは、別記様式第4号(審査請求補正命令書)を作成し、配達証明付き郵便により審査請求人に送付すること。

4　審査請求の却下

(1)　担当課は、審査請求が次のいずれかに該当するときは、当該審査請求に対する却下の裁決を行い、速やかに、裁決書を別記書式例1により作成し、別記書式例5(裁決書の謄本の送付書。以下「謄本送付書」という。)に裁決書の謄本(原本証明したもの。以下同じ。)を添えて、配達証明付き郵便により審査請求人及び参加人に送付するとともに、その写しを公開窓口に送付すること。

ア　補正命令に対し、審査請求人が期間内に不備を補正しないとき。

イ　審査請求が不適法であって補正することができないことが明らかなとき。

(2)　担当課は、前(1)の却下の裁決に当たっては、公開窓口と協議の上、企画商工課長と合議するとともに、実施機関の長の決裁を受けること。

5　開示決定等の再検討

(1)　担当課は、公開窓口から審査請求書の送付を受けたときは、速やかに当該審査請求の対象となった開示決定等について再検討を行うこと。

(2)　前(1)の再検討の結果、審査請求の全部を認容し、当該審査請求に係る公文書の全部を開示することとするとき(当該公文書の開示について反対意見書が提出されているときを除く。)は、当該審査請求に対する認容の裁決を行い、速やかに、裁決書を別記書式例2により作成し、謄本送付書に裁決書の謄本を添えて、配達証明付き郵便により審査請求人及び参加人に送付するとともに、その写しを公開窓口に送付すること。

(3)　担当課は、前(2)の認容の裁決に当たっては、公開窓口及び必要に応じて関係課等と協議の上、企画商工課長と合議するとともに、実施機関の長の決裁を受けること。

6　審議会への諮問等

(1)　担当課は、審査請求があった場合は、条例第20条第1項の規定により審査請求を却下するとき及び審査請求の全部を認容するときを除き、速やかに、実施機関の長の決裁を受けて、西原村情報公開・個人情報保護審議会(以下「審議会」という。)に諮問すること。

(2)　担当課は、前(1)の諮問をするに当たっては、行政不服審査法第9条第3項で読み替えて適用する別記書式例6(弁明書)を作成し、別記書式例7(弁明書の送付、反論書の提出依頼等)に弁明書を添えて、配達証明付き郵便により審査請求人及び参加人に送付するとともに、その写しを公開窓口に送付すること。

(3)　前(1)の諮問は、担当課が別記様式第5号(情報公開・個人情報保護審議会諮問書)に次に掲げる書類を添えて行うこと。

ア　審査請求書及び添付書類の写し

イ　開示請求書の写し

ウ　開示請求に対する開示決定通知書、部分開示決定通知書又は不開示決定通知書の写し

エ　弁明書の写し

(4)　担当課は、審議会に諮問したときは、審査請求人及び参加人、開示請求者並びに当該審査請求に係る公文書の開示について反対意見書を提出した第三者に対し、規則様式第13号(情報公開・個人情報保護審議会諮問通知書)により通知すること。

(5)　担当課は、審査請求人等から行政不服審査法第30条第1項又は第2項の規定による反論書又は意見書が提出されたときは、その写しを審議会に送付すること。

(6)　担当課は、西原村情報公開・個人情報保護審議会条例(令和6年西原村条例第3号)第8条の調査権限に基づき、審査請求に係る公文書の提示、資料又は意見書の提出等を求められたときは、次に掲げるとおり行うこと。

ア　公文書の提示を求められたときは、当該公文書の原本を審議会に提示すること。ただし、審議会の了承を得た場合は、当該公文書の写しを提示すること。

イ　公文書に記録されている情報の内容の提出を求められたときは、審議会の指定する方法により分類又は整理した資料を作成し、提出すること。

ウ　同条例第8条第4項に規定する意見書又は資料の提出その他必要な調査を求められたときは、実施機関の長の決裁を受けて、対応すること。

7　第三者からの審査請求

第三者からの審査請求については、次に掲げるとおり処理するものとする。

(1)　開示請求に係る公文書の全部又は一部を開示する旨の決定に対し、当該公文書を開示請求者に開示するまでの間に第三者から審査請求があった場合は、前1から6に準じて取り扱うとともに、担当課は、実施機関の職権で当該公文書の開示又は部分開示の実施を停止し、当該開示請求者にその旨を通知すること。

(2)　開示請求者からの審査請求に係る開示決定等を変更して開示部分を広げる決定をした場合において、当該決定に対して第三者から審査請求があったときは、速やかに審議会に諮問すること。

8　審査請求に対する裁決

(1)　担当課は、審議会から答申を受けたときは、速やかに実施機関の長の決裁を受けること。

(2)　担当課は、審議会からの答申を尊重し、速やかに審査請求に対する裁決を行い、裁決書を別記書式例2、3又は4により作成し、謄本送付書に裁決書の謄本を添えて、配達証明付き郵便により審査請求人及び参加人に送付するとともに、その写しを公開窓口に送付すること。

(3)　担当課は、前(2)の裁決に当たっては、公開窓口及び必要に応じて関係する課等と協議の上、企画商工課長と合議するとともに、実施機関の長の決裁を受けること。

9　裁決に伴う開示決定の手続

担当課は、審査請求について前5の(2)及び前8の(2)の裁決(棄却を除く。)をしたときは、速やかに当該裁決に応じた開示決定を行うものとする。この場合における開示請求者への通知は、第5の2の(7)に準じて行うものとする。

なお、次のいずれかに該当する裁決をする場合は、第三者の救済手続を講ずる機会を確保するため、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置く(両当日は、期間計算に含まない。)とともに、当該各号に定める様式を作成し、配達証明付き郵便により送付すること。

(1)　第三者からの審査請求を却下し、又は棄却する裁決　規則様式第14号(条例第22条第1号に係る公文書の開示通知書)

(2)　第三者である参加人が、当該公文書の開示に反対の意思を表示している場合の開示決定等(全部を開示する旨の決定を除く。)を変更して開示する旨の裁決　規則様式第15号(条例第22条第2号に係る公文書の開示通知書)

第8　公文書の管理

1　公文書の保存期間の延長

担当課は、次のいずれかに該当するときは、必要に応じて公文書の保存期間の延長の措置を講ずるものとする。

(1)　公文書の開示決定等について、審査請求又は訴訟の提起のおそれがあるとき。

(2)　部分開示決定通知書又は不開示決定通知書の「備考」欄に開示しない理由が消滅する期日を記入した場合で、当該期日までに当該公文書の保存期間が満了するとき。

(3)　その他円滑な公文書の開示のために必要があると認めるとき。

2　公文書の検索資料

担当課は、条例第25条に規定する公文書の特定に資する情報の提供等を行うため、公文書の検索資料を作成するものとする。

なお、作成した検索資料は、原則として年1回、更新するものとする。

第9　公文書の任意的開示の事務処理

条例第27条に規定する公文書の任意的開示に係る事務については、審査請求に係る事務を除き、本要綱の規定を準用して処理するものとする。

なお、任意的開示に係る様式については、規則様式第16号から第21号までの様式を使用すること。