○西原村文書規程
平成17年3月29日
訓令第4号
(趣旨)
第1条 この規程は、本村における文書の取扱いについて必要な事項を定める。
(1) 本庁 西原村課設置条例(平成17年西原村条例第6号)第1条に規定する課、会計管理者の補助組織設置規則(平成21年西原村規則第4号)第1条に規定する課をいう。
(2) 出先機関 村長の事務部局で本庁以外の機関をいう。
(3) 文書 本庁及び出先機関において受領し、発送し、保管し、又は保存するすべての文書(帳簿、図書等を含む。以下同じ。)及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。
(4) 行政文書 本庁及び出先機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書であって、本庁及び出先機関の職員が組織的に用いるものとして当該本庁及び出先機関が管理しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
ア 官報、公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
イ アに掲げるもののほか、一般の利用に供することを目的として管理されているもの
(5) 公文書 本庁及び出先機関において職務上作成するすべての文書をいう。
(6) 簿冊 能率的な事務又は事業の処理及び行政文書の適正な保存の目的で達成するためにまとめられた、相互に密接な関連を有する行政文書の集合物(単独で管理することが適当な行政文書を含む。)をいう。
(7) 文書管理システム 電子計算機を利用して文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄その他文書管理に関する事務の処理を行うシステムで総務課長が管理するものをいう。
(8) 電子文書 文書のうち電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(9) 電子決裁 文書管理システムの機能を利用して電子的方式により行う電子文書の決裁をいう。
(10) 電子署名 電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(11) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される文書をいう。
(公文書の種類)
第3条 公文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 法規文
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するものをいう。
イ 規則 地方自治法第15条の規定により制定するものをいう。
(2) 公示文
ア 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づき、処分し、又は決定した事項を一般に公示するものをいう。
イ 公告 告示以外で一定の事項を一般に公示するものをいう。
(3) 令達文
ア 訓令 村長が所属の機関又は職員に対して、例規となるべきことを指揮命令するものをいう。
イ 達 村長が特定の個人、法人又は団体に対してその権限に基づいて命令、禁止、停止、取消し等の処分をするものをいう。
ウ 指令 村長が特定の個人、法人又は団体の申請又は願い出等に対して許可、認可、承認等をするものをいう。
(4) 通達文
ア 通達 所属の機関又は職員に対して事務処理上の方針、細目等を指示するものをいう。
イ 依命通達 村長が自己の名をもって所属の機関又は職員に対して通達すべき事項をその補助機関が村長の命を受けて当該補助機関名をもって行うものをいう。
(5) 往復文 照会、回答、請求、督促、諮問、答申、報告、協議、申請、進達、建議、副申、具申、内申、勧告、通知、送付、依頼等をいう。
(6) 内部文 伺い、復命書、供覧、事務引続書等をいう。
(7) その他の公文 議案文、証明書、契約書、表彰状、儀式文等前各号に掲げる公文書以外の公文書をいう。
(公文書の左横書き及び書式)
第4条 公文書は左横書きとする。ただし、次の各号に掲げるものは、この限りでない。
(1) 法令等の規定により縦書きと定められている文書
(2) 他の官公署において縦書きと定められている文書
(3) 賞状、表彰状、感謝状、式辞その他これらに類するもの
(4) その他総務課長が縦書きを適当と認めるもの
2 公文書の書式については、別に定める。
(公文書の記号及び番号)
第5条 公文書には、次の各号により記号及び番号をつけなければならない。
(1) 条例、規則、告示、公告及び訓令には、村名を冠し、それぞれ総務課備付の条例番号簿、規則番号簿、告示番号簿、公告番号簿又は訓令番号簿(様式第1号)により番号をつける。
(2) 達及び指令には、村名を冠し、各課備付の達番号簿及び指令番号簿(様式第2号)により番号をつける。
(3) 通達文及び往復文には、村名及び課の首字を付し、文書管理システムに登録することにより番号を付ける。ただし、文書管理システムを利用できないことその他の理由により文書管理システムにより難い場合には、総務課備付の文書収発簿(様式第3号)により、番号をつける。
2 公文書につける番号は、その事件の完結するまで、使用し、往復の回数に従い順次支号をつける。
(公文書の記名)
第6条 公文書の記名は、原則として村長名(法令の規定に基づき村名を用いるものとされているものについては村名)を用いるものとし、通達文、往復文等で軽易なものについては、課長名を用いることができる。
(公印の押印)
第7条 浄書した文書には西原村公印規程(平成16年西原村訓令第1号)の定めるところにより公印を押さなければならない。ただし、儀式文等で公印を押すことが適当でないもの及び事務の簡素化合理化を図るため公印を押印しなくても真実性、同一性が確保できると認められる文書で、次に掲げるものについては、この限りではない。
(1) 第3条第4号にいう通達文
(2) 第3条第5号にいう往復文(ただし、権利義務に関係する文書を除く。)
2 公印の使用に当たっては、公印の管守者の承認を受けなければならない。この場合において公印の管守者は、決裁文書と浄書した文書を対照して審査しなければならない。
2 施行する文書に電子署名の付与を受けようとする者は、当該文書に係る決裁文書を添えて主管課長に回付し、電子署名を付与することを請求するものとする。
3 主管課長は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書と当該文書に係る決裁文書とを対照して審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。
(文書等の収受)
第9条 役場に到達した文書は、総務課において収受する。ただし、成規、定例の証明書、申請書、届出等は、各課において収受することができる。
(文書等の取扱)
第10条 総務課において、収受した文書は、次の各号によりこれを取り扱わなければならない。
(1) 普通文書は、総務課において、開封のうえ、その余白に受付日付印(様式第4号)を押し、文書収発簿に必要事項を記載し、文書収発簿を添え主管課長に交付するものとする。
(2) 親展文書は封のまま、前号に定める手続のほか、村長宛のものは、総務課長を経て村長に、その他のものは、それぞれ宛名のものに配布する。
(3) 訴訟、審査請求その他でその収受の日時が権利の効力に関係する文書については、第1号に定める手続のほか、余白に収受時刻を記入して取扱者が押印し、その封筒を添付する。
(6) 2以上の課に関連する文書は、関係の重い課に交付しなければならない。その軽重の分かち難いものは、上司の指揮を受けなければならない。
(総合行政ネットワーク文書の受信等)
第11条 前2条の規定にかかわらず、総務課長又は各課の課長は、総合行政ネットワーク文書を受信したときは、次に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 受信した総合行政ネットワーク文書に電子署名が付与されている場合には、当該電子署名を検証すること。
(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。
2 総務課長は、総合行政ネットワーク文書を受信したときは、前項の処理を行った後、直ちに主管課又は出先機関に転送しなければならない。
3 主管課長は、第1項第2号の規定により受領通知を行った文書が課の所掌に係るものでないときは、直ちに主管課又は出先機関に転送しなければならない。
4 主管課長は、第2項の規定により転送を受けた文書が課の所掌に係るものでないときは、直ちに総務課長に転送しなければならない。
6 主務者は、前項の規定により文書管理システムに転送された文書を文書管理システムに登録するものとする。
(送料未納等の取扱)
第12条 送料の未納又は不足の文書、物品等は、官公署又は学校の発送にかかるもの及び総務課長が必要と認めたものに限り、その料金を支払い、これを収受することができる。
(転送)
第13条 配付を受けた文書中、その主管に属さないものがあるときは、その事由を付して、課長検印の上、ただちに総務課長に返付しなければならない。
(処理方針)
第14条 主管課長は、文書の交付を受けたときは、遅滞なくこれを査閲し、自ら処理するものを除くほか、処理の方針を示して、これを課員に配付しなければならない。
2 文書の処理は、速やかにこれを行わなければならない。期限あるもので、その期限内に処理を完了し難いときは、期限を予定し上司の承認を受けなければならない。
(文書の処理)
第15条 文書の起案は、総務課長の定めるところにより、文書管理システムの電子的方式による起案又は文書管理システムで出力する起案用紙による起案のいずれかにより行わなければならない。
(1) 簡易なもので文書の余白に処理案を朱書して処理できるもの
(2) 定期的なもので所定の簿冊に要旨を記入して処理できるもの
(1) 例規とするもの「例規」
(2) 公印を省略するもの「公印省略」
(3) 秘密を要するもの「秘」
(4) 書留郵便物とするもの「書留」
(5) 電子署名を省略するもの「電子署名省略」
(6) 速達郵便物とするもの「速達」
(7) 電報とするもの「電報」
(8) その他特殊郵便とするもの「配達証明」・「内容証明」等
(9) 急施を要するもの「至急」
(回議)
第17条 起案文書は関係課員に回議した後、起案者又は内容を説明することができるものが持ち回り、上司の決裁を受けなければならない。ただし、特に簡易な起案文書については、この限りでない。
(秘密決裁)
第18条 起案文書のうち、機密を要するもの又は重要なものは、課長又は係長等責任ある者自ら携帯して、決裁を受けなければならない。
(回議の順序)
第19条 回議は、係長、課(園)長、総務課長及び副村長に順次提出して、村長の決裁を受けなければならない。
(合議)
第20条 他課の主管事務に関係あるものは、その関係の課に合議し、又は回覧しなければならない。
2 合議又は回覧を受けた課は、遅滞なくこれを閲了しなければならない。
3 合議案に対し異議のあるときは口頭をもって協議し、協議の整わないときは、上司の決裁を受けるものとする。
(再回)
第21条 回議にして決裁の主旨が当初の立案と異ったときは、施行前に関係課長へ再回しなければならない。
(浄書)
第22条 決裁済の文書で浄書を要するものは、主管課において行う。ただし、次に掲げるものは総務課において浄書し、回議書は主管課に返付する。
(1) 議会に関する文書
(2) 条例、規則、規程、告示、訓令、契約書の類
(3) 請願書、陳情書及び重要な申請書
(4) その他村長において必要と認める文書
(記載)
第23条 簿冊により回議にかえて処理する文書の指令、証明等は、特別の定のあるもの又は保存の必要のあるものを除くほか、主管課において、例文により必要事項を記載して交付することができる。
(発送文書の取扱い)
第24条 発送を要する文書(以下「発送文書」という。)は、次の各号のいずれかに該当する場合を除くほか、総務課に回付し、総務課において、郵送、逓送又は総合行政ネットワークの電子文書交換システムによる送信により発送するものとする。
(1) 緊急性を有し、かつ、公印を押印しない文書をファクシミリにより送信する場合
(2) 公印を押印しない文書を文書管理システム又は電子メールにより送信する場合
(3) 主管課において、持参達し、又は直接交付する場合
2 各課長は、第7条第1項ただし書の文書のうち、緊急性を有し、かつ、公印を押印しない文書については、ファクシミリにより送信することができるものとする。この場合において、当該送信する文書の余白に「ファクシミリ扱い」と表示するものとする。
3 各課長は、第7条第1項ただし書の文書のうち、公印を押印しない文書については、文書管理システム、電子メール又は総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより送信することができるものとする。
4 第1項の規定にかかわらず、電報、秘密文書、本庁各課あての文書、主管課において持参達し、又は直接交付する必要のある文書及びファクシミリ、文書管理システム、電子メール又は総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより送信する文書は、主管課において発送の手続を執るものとする。
(発送文書の手続き)
第25条 発送文書は、別に定めあるもののほか、次の各号の手続をして、即日これを発送しなければならない。ただし、事務の都合上急を要しないものは、翌日まで留め置くことができる。
(1) 郵便又は電信によるときは、郵送簿(様式第8号)に記載すること。
(2) 特別の取扱を要するものには、その種別を重要、秘、親展、速達、書留等を封筒の上部に表示すること。
(回付)
第26条 郵送の文書は、退庁時限1時間前までに総務課に回付しなければならない。ただし、電報又は急施を要するものは、この限りでない。
(送達)
第27条 村内一般に送達する文書で総務課に午前中回付されたものは午後、午後回付されたものは翌日午前中に送達する。ただし、急を要するものは、速やかに送達しなければならない。
(未完結文書の整理)
第28条 未完結文書は、常に整理し、主務者が不在の場合でもその経過がわかるようにしておかなければならない。
(文書の編さん及び保存)
第29条 完結した文書は、主管課において編さん及び保存しなければならない。
(文書の編綴)
第30条 文書は、次の各号に従い編綴し、表紙に暦年又は会計年度、編さん類目及び保存期間を記し、索引をつけなければならない。
(1) 文書は会計年度ごとに編綴しなければならない。ただし、総務課長が特に認める文書を除く。
(2) 簿冊の厚さは、おおむね10センチメートルを限度としてこれを編綴するが、紙数に応じて数年分を一括し、又は適宜分綴することができる。この場合、数年分を一括したものには年毎に色紙等で区分し、分綴したものには分綴数に従って番号をつけなければならない。
(文書の編さん区分)
第31条 文書の編さんは、これを5種に分け、次の保存期間に区分し編綴して保存しなければならない。
(1) 永久保存
(2) 10年保存
(3) 5年保存
(4) 3年保存
(5) 1年保存
2 期間の算定については、処理完結の翌年度初日をもって起算日とする。
第32条 各種に属する文書は、おおむね次のとおりとする。
第1種(永久保存)
(1) 条例、規則その他例規に関するもの
(2) 例規となるべき書類
(3) 国、県等からの通ちょうその他将来の参考となる重要なもの
(4) 重要な訓令、告示、指令及び通達
(5) 廃置分合、改称、字区域及び境界等に関するもの
(6) 議会の会議録、議決書等に関するもの
(7) 訴訟、訴願、和解及び審査請求に関するもの
(8) 事務引継に関するもの
(9) 基本財産、造営物及び積立金穀の設置、管理及び処分に関するもの
(10) 原簿及び台帳等の簿冊で特に重要なもの
(11) 職員の進退、賞罰に関するもの及び履歴書
(12) 調査、統計、報告及び証明等で特に重要なもの
(13) 印鑑に関するもの
(14) 認可、許可及び契約に関するもので重要なもの
(15) 歳入歳出決算書
(16) 工事関係の文書で特に重要なもの
(17) 村税徴収に関する文書
(18) 文書保存台帳
(19) 起債に関するもの
(20) その他永久に保存が必要と認められるもの
第2種(10年保存)
(1) 議会に関するもの
(2) 財務に関するものその他予算決算及び出納に関する帳簿及び証拠書類
(3) 国、県の訓令例規、重要な通知又は往復文書
(4) 認可、許可、契約に関するもの
(5) 調査、統計、報告及び証明等に関するもの
(6) 官報、熊本県広報
(7) その他10年間保存を必要と認められるもの
第3種(5年保存)
(1) 議会に関するもの
(2) 補助金に関する書類
(3) 調査、統計及び証明等に関するもの
(4) 工事又は物品の契約に関するもの
(5) その他5年間保存を必要と認められるもの
第4種(3年保存)
(1) 文書の収受、発送及び処置に関するもの
(2) 出勤簿、旅行命令簿、当直日誌等、職員の勤務の実態を証するもの
(3) 照会、回答その他往復文書の軽易なもの
(4) 調査、統計、報告、証明等で軽易なもの
(5) 消耗品等の受払いに関するもの
(6) その他3年保存を必要と認められるもの
第5種(1年保存)
簡易文書
第33条 各課の完結文書は、直ちに編さんをしなければならない。
(文書の借覧)
第34条 保存文書を借覧しようとするものは、総務課長にその承認を受けなければならない。
(文書の持出又は閲覧の制限)
第35条 保存文書は、庁外に持出してはならない。ただし、総務課長の承認を得たときは、この限りでない。
2 保存文書は、法令に特別の定めあるものを除くほか、職員以外の者に閲覧させ、又は謄写させることはできない。ただし、村長の承認を得たときは、この限りでない。
(文書の廃棄)
第36条 保存期間の満了した文書は、主管課長が総務課長に合議し、その文書中、印章等移用のおそれがあるもの又は秘密に属するものを抹消又は裁断したうえ、処理しなければならない。ただし、保存期間が満了しない文書のうち、総務課長又は主管課長において保存の必要がないと認めたものについてもまた同様とする。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
(西原村役場処務規程の廃止)
2 西原村役場処務規程(昭和35年西原村訓令甲第1号)は、廃止する。
附則(平成18年訓令第7号)
この訓令は、平成19年1月1日から施行する。
附則(平成19年訓令第1号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成21年訓令第1号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成28年訓令第1号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
